秘書の資質

秘書技能検定試験の中でも、一般的な仕事について処理する能力や誠実、明朗、素直などの資質についての問題が出題されます。

秘書Ａ子が、上司の昼食について気遣って言った言葉で、不適当なのは？

• 昨夜飲み過ぎたようで食欲がないと言っていたので、「何も召し上がらないというわけにはいきませんでしょうから、缶のスープでも買ってまいりましょうか」
• 会議が長引いて、昼食の時間が十分に取れなくなってしまったとき、「昼食の時間があまりございませんので、サンドイッチでも買ってまいりましょうか」
• 友人との面談を終えた上司が、これからＪレストランへ行くと言ったので、「それでは、Ｊレストランへ予約の電話を入れておきましょうか」
• 午後には予定がないとき、○○のおそばが食べたいと言っていたことを思い出して、「今日の午後は特に予定は入っておりませんので、○○にお出掛けになってはいかがですか」
• たまには社員食堂で昼食を取りたいという話をしたので、「いらっしゃる日が決まりましたら教えてください。食堂の人に伝えておきますので」

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答え：5番（たまには～）

試験では、「～として不適切」を選択しなければならないことがあります。
問題文もしっかりとチェックして進みましょう。

常務が、「至急これを取引先Ｐ社へ届けてもらえないか」と書類を持ってきた。常務秘書は外出中だという。
部長秘書のＡ子はどのように対応するのがよいか？

• すぐに届けに行くが、部長には常務から事情を話しておいてほしいと言う。
• Ａ子は部長秘書なのだから、部長に確認してから引き受けると常務に言う。
• 常務に、秘書が戻ってからではだめなのか確かめて、だめなのであれば引き受ける。
• 常務は部長の上司だから、すぐに書類を受け取って届けに行く。
• 書類を預かり、部長に事情を説明して了承を得てから届けに行く。

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答え：5番（書類を預かり、部長に事情を説明）

このように、いろいろな状況に対しての判断を求める問題が、秘書技能検定試験ではよく出題されます。
実際の勤務中にも起こりそうな事例ですね。