技能

会議の進行や準備、事後処理、各種文書をどのように作成するか、ファイリング、スケジュール管理など、より実践よりの内容となります。
秘書技能検定試験の中でも、もっとも幅広い出題がある分野です。

秘書Ａ子が秘書Ｂ子に、秘文書の扱い方として教えたことで、不適切なものはどれ？

• 配布したコピーを回収するときは、回収後、コピーした数と照合してから廃棄すること。
• 保管するときは一般の文書とは別にし、鍵のかかるキャビネットにしまうこと。
• コピーは必要枚数だけにし、ミスコピーは文書裁断機で処理すること。
• 貸し出すときは、紛失すると困るので、コピーしたものを渡すこと。
• 配布するときは一連番号をつけ、その番号と配布先の名前を記録すること。

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答え：4番（貸し出すときは、コピーしたものを渡す）

機密文書の扱いは、慎重に行う必要がある業務の一つです。このケースでは、コピー文書の管理が全くなされていませんね。